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Planner digital: aplicativos úteis

Hoje vamos falar sobre planners digitais e aplicativos que ajudam na organização.

Separamos em quatro categorias principais: notas, tarefas, hábitos e calendário.


Notas


Aplicativos de notas são aqueles que usamos para "substituir" um caderno, por exemplo o evernote onde estou escrevendo esse post nesse momento. Nesses aplicativos normalmente você consegue organizar as notas em cadernos e com etiquetas por temas.


Eu uso o Evernote( https://evernote.com/intl/pt-br) para escrever e organizar as minhas postagens. Quando estava na faculdade, usava para organizar as minhas pesquisas de trabalhos e do TCC bem como para transcrever as minhas entrevistas. Você pode acessá-lo pelo navegador da internet ou pode baixar no computador ou no celular.


Outra opção muito similar é o OneNote, aplicativo da Microsoft. Eu fui apresentada a este mundo dos aplicativos de notas pelo OneNote que veio já instalado no meu computador na época da faculdade. A melhor parte desse aplicativo, para mim, é poder escrever em qualquer lugar da página. Adicionar imagens,gráficos e fazer anotações por cima são umas das maiores facilidades desse aplicativo de notas. Também está disponível para PC, navegador web e para Android.



Tarefas


Para quem busca um simples aglomerador de tarefas, onde se pode incluir listas e checar os quadradinhos conforme for terminando as coisas. Nessa lista é que existem a maior quantidade e diversidade de apps, mas aqui irei falar apenas de alguns pois novos surgem todos os dias.


O Todoist é um aplicativo de lista de tarefas onde você pode determinar um dia específico para realizá-la, pode definir lembretes e também adicionar etiquetas para separar os afazeres de acordo com a sua preferência. Ele também conta com definição de prioridade de tarefa e a facilidade de definir todas essas informações na mesma caixa de texto utilizando palavras chave (#: para etiqueta; @: para local; !!1: para prioridade; amanhã: para o dia de realização).



Outro app de lista de tarefas é o Any.do. Ele também segue essa linha de listas com etiquetas e com a possibilidade de definir datas, no entanto ele tem a possibilidade de também ser usado como calendário e manter tudo em um lugar só. Eu particularmente prefiro a interface dele à do Todoist, mas isso é questão de gosto.



Hábitos


Para controle de hábitos eu sou muito suspeita para falar pois tenho um favorito: Habitica. O Habitica pode ser usado tanto no celular (app) quanto no navegador. Ele é inicialmente um controle de hábitos, mas possui de tudo um pouco: hábitos, tarefas recorrentes e afazeres únicos. Ele faz com que as suas tarefas e os seus hábitos virem um jogo de RPG o qual você pode jogar sozinho ou em grupo. Eu uso o Habitica há 5 anos e posso fazer um post inteiro apenas falando sobre ele.



Outro app que eu usei por bastante tempo foi o 7 Weeks-hábitos sob controle. É um aplicativo bem mais simples e descomplicado do que o anterior. Você escolhe quais os hábitos e o app cria um calendário. Esse calendário é que faz toda a diferença pois você pode ver muito claramente os dias em que cumpriu ou não aquela tarefa. É muito visual e de fácil entendimento. 

Calendários


Calendários, acho que com esses aplicativos já estamos mais acostumados. 


Vamos começar pelo Google Calendar/agenda , que basta ter uma conta no Gmail para ter acesso. Eu costumo usar a técnica de blocos de tempo separando os vários momentos da minha semana por tarefas parecidas e colorindo-as de acordo com a sua categoria. Acho que essa técnica pode ser adequada a qualquer tipo de calendário (até em papel).



Quem utiliza o email do Microsoft Outlook pode se beneficiar do seu calendário também (daí adequando a sua vida). Por exemplo, em uma das empresas onde trabalhei se utilizava o Outlook e todas as reuniões eram agendadas por lá, não fazia sentido eu utilizar outro calendário e transferir as informações de um para o outro. Mas num geral aplicativos de calendário são bem semelhantes e o ideal é você utilizar o mesmo que os seus colegas mais utilizam para marcar as reuniões.

Nos próximos posts falaremos sobre Planners analógicos (em papel).


Como escolher seu planner

Antes de podermos escolher um planner, precisamos nos perguntar o que é um planner? Planner é um local (físico ou virtual) onde se pode planejar sua vida. Ele é uma agenda, um controlador de hábitos, um arquivo de informações úteis. E, falando especialmente de mim, meu planner é o meu cérebro fora do meu corpo.


     Você pode pensar: nossa isso é de mais, você não precisa de mais um cérebro. 


     Porém eu preciso. Como eu digo frenquentemente, tenho memória de peixinho dourado e sem meu planner eu teria que lembrar de tudo (compromissos, tarefas, eventos, etc...) além de usar minha cabeça para realmente resolver os problemas. Tendo um local para guardar minhas informações, posso realmente focar no  que interessa.


Mas então, como escolher ser planner?


Primeiramente temos que escolher o formato: analógico ou digital



     Estamos em pleno bum tecnológico e eu não podia deixar de abordar as escolhas digitais. Sendo assim, se você é uma pessoa que se dá bem com o mundo digital, esse pode ser um bom formato para você.

     Planners digitais são bons para pessoas que tem acesso fácil ao celular, computador ou tablet o dia inteiro. Pode ser no formato calendário com lista de tarefas, pode ser no formato de controlador de hábitos, pode ser até no formato de "gestor de projetos". Muita gente usa um conjunto de aplicativos e sites para "completar o seu sistema" de organização. Alguns exemplos de  planejadores digitais são o Google Calendar (basta ter uma conta do gmail para ter acesso), o habitica (que une hábitos, tarefas recorrentes e afazeres esperádicos), o Trello (que é uma ferramenta de organização visual em forma de gerenciador de projetos), entre tantos outros.


    Eu, particularmente, nunca encontrei um sistema completo digital para suprir todas as minhas necessidades em apenas um lugar como um planner analógico consegue fazer.



   Os planners analógicos podem ser apenas uma agenda, daquelas tradicionais que você compra em qualquer papelaria. Essas agendas não são um sistema completo de planejamento pois vem apenas com a parte.... da agenda. Uma agenda faz parte de um planner, mas não é todo ele. Com um planejador analógico (de papel) vc consegue tem agenda, controlador de hábitos e metas, listas das mais diversas, consegue fazer gerenciamento de projetos e até ter um caderno de gratidão "embutido". Mas é claro, encontrar o seu planner perfeito não é fácil, principalmente se ele vier em um formato que não seja possível personalizar (planners encadernados). É por isso que planners em discos ou do tipo argolados (fichário) são melhores. Você tem total liberdade para montar e mudar o seu miolo a qualquer momento. O formato analógico também tem a vantagem de nunca acabar a bateria ou não ter conexão com a internet...


    Nos próximos posts vou elaborar mais sobre Planners digitais e aplicativos,e também sobre layouts de agenda e adicionais que podem ser úteis para cada pessoa.

Técnica do Pomodoro

Hoje é dia de desvendarmos a técnica do POMODORO.



Essa técnica foi criada por  Francesco Cirillo quando utilizando um timer de cozinha no formato de um tomate (pomodoro em italiano) ele percebeu que conseguia se manter focado, afinal sabia que em 25min teria um intervalo para relaxar.

Então, como que funciona a técnica original?

 

Basicamente assim:

Trabalhe 25min focado

5 min de intervalo

Trabalhe 25 min focado

5 min de intervalo

Trabalhe 25min focado

5 min de intervalo

Trabalhe 25 min focado

15 ou 30 min de intervalo

Trabalhando dessa forma você quebra grandes tarefas, as quais parecem montanhas intransponíveis, em pequenas etapas mais possíveis de realizar. Também, você trabalha com o sistema de recompensa, pois a cada 25 minutos de trabalho intenso, você tem 5 minutos a desfrutar livremente.

Outros sistemas utilizam versões adaptadas dessa técnica, como por exemplo o sistema Fly Lady de manutenção doméstica.

A Fly Lady (site em inglês) utiliza timers tanto para o destralhamento da casa quanto para a faxina.

Tendo um tempo determinado e principalmente um controlador desse tempo (timer), você sabe que a tarefa irá demandar apenas alguns minutos bem definidos do seu tempo, e não o dia interio.

Esse sistema de manutenção doméstica trabalha com:

            2 min para organização/limpeza do Hot Spot (mais detalhes em no site da FlyLady)

            15 min destralhando a casa ou zona específica

            10 min para cada tarefa da faxina.

No entanto essas técnicas dependem drasticamente do comprometimento do usuário ao respeitar os alarmes, tanto em terminar o intervalo, quando em pausar a tarefa quando for a hora de relaxar.

Como usar a técnica do pomodoro no seu Planner



Normalmente uso timers no dia-a-dia para a manutenção da casa, seguindo o sistema Fly Lady. Mas a técnica do pomodoro propriamente dita eu utilizo para aquelas tarefas mais maçantes, longas ou que eu não queira fazer. No trabalho utilizo demarcando períodos de trabalho intenso escrevendo, editando ou produzindo efetivamente (ambos demandam muita atenção e requerem vários “passos”). Já na faculdade, utilizava o pomodoro não só para estudar para provas, como também para a elaboração do TCC.


Para poder controlar quantos pomodoros e, consequentemente, quanto tempo despendi em uma dada tarefa, marco no meu planner adesivos com um tomate e pontos os quais me informam quantos intervalos de 25min eu gostaria de fazer. Conforme vão sendo cumpridos esses intervalos, vou marcando no adesivo.É possível utilizar o sistema de cores para diferenciar tarefas e atribuições, por exemplo Laranja é trabalho, Rosa é faculdade e Rosa claro é o TCC. Assim, marca-se a borda do adesivo conforme a área a qual aquele podomoro se refere.

Sites com Pomodoro Online

Eu particularmente utilizo timers online como por exemplo o Tasklog App (antigo Tomatoid), no qual tenho cadastro. Mas também existem outros sites muito interessantes e gratuitos como: tomato timer , pomofocus , tomatotimers , pomodoro tracker , marinara timer entre outros. Além é claro dos aplicativos de celular como o Forest.

Esse tipo de técnica pode ser facilmente adaptada ao estilo de vida de cada um, podendo ser mudado os tempos de trabalho e/ou intervalos.

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