Planejamento unindo digital ao analógico

Semana passada eu gravei um IGTV falando um pouco sobre como fazer planejamento multi-plataforma, unindo aplicativos e programas com cadernos e planners de papel. Então hoje eu vim falar um pouco sobre essa assunto aqui, para quem prefere conteúdo escrito.

Eu sou uma adepta do planejamento multi-plataformas, eu utilizo dois planners (um tamanho A5 e outro do tamanho personal), também utilizo o evernote, o google calendar, o habitica diariamente. Também já usei o Trello para planejamento de projetos, mas acabei preferindo transferir essas informações para o planner A5.

Mas então, como eu faço isso? Com a regra do menor esforço. Onde for mais fácil encontrar a informação, é lá que ela estará.

E não tem redundância de informação? Sim, tem, mas só de informações muito importantes.

Comecemos pelo meu "cérebro fora da cabeça", meu planner personal.

Uma vez por semana eu tiro em média meia hora para planejar a próxima semana. Uso listas de rotinas semanais pessoal e de negócios e escrevo tudo de relevante que irá acontecer (seja compromisso ou tarefa). Para fazer esse planejamento eu consulto o meu planner A5 (onde estão o meu planejamento mensal e os planejamentos de projetos), consulto também o meu google calendar para ver compromissos que marquei com muita antecedência. Assim, durante a semana "opero" de acordo com o que está no meu planner personal.

Tá, Iohana, mas e para quê você usa o digital?

O google calendar, como eu comentei antes, eu uso para marcar compromissos a longo prazo. Também uso para fazer um planejamento por blocos de tempo (calendar blocking). Geralmente eu uso essa técnica quando preciso controlar melhor a minha distribuição de tarefas. Com isso consigo unir tarefas similares durante um único período, sendo bem mais eficiente com o meu tempo.

O habitica eu utilizo para Controlar tarefas recorrentes diárias e tarefas que é ali que eu insiro a minha lista de tarefas pendentes sem data definida (lista de próximas ações). É um aplicativo muito legal que eu já uso há anos. Ele transforma as suas tarefas e hábitos em um jogo de RPG. Cada tarefa cumprida você ganha ouro, XP entre outras coisas, já cada tarefa deixada de lado você perde vida, ouro etc. Assim você se motiva a fazer as coisas que programou.

Já o Evernote eu uso para escrever posts para o blog, para guardar informações importantes mas que geralmente não preciso acessar diariamente e para guardar informações que só vou utilizar quando estiver no computador (por exemplo links de grupos no facebook, links de sites de fornecedores etc).

Então o que eu quis dizer anteriormente com "é a lei do menor esforço" é o seguinte: o meu planejamento semanal é feito no papel, pois o meu planner está sempre aberto do meu lado e assim tenho um acesso muito fácil e rápido às coisas que tenho que fazer. A mesma coisa acontece com informações que posso precisar na rua, elas também ficam no meu planner, que vai para todo o lado comigo. Já informações que eu só vou utilizar quando estou no computador ou coisas que eu terei que transferir de um programa para outro, estão no digital. Assim posso tranquilamente copiar e colar este texto do evernote para o blog e é tudo mais simples.

Outro motivo para se usar o digital é quando se tem que compartilhar informações entre uma equipe. Usando um aplicativo como por exemplo o Trello, fica muito mais fácil todos terem acesso e contribuírem com o trabalho.

Planner analógico: inserts/miolos adicionais

Hoje vamos falar sobre os outros inserts/miolos que você pode usar no seu planner. Aqueles não não servem para marcar compromissos ou coisas com datas.

Controle de Hábitos

Vamos começar por um dos inserts adicionais mais comum. Ele pode vir de diversas formas: junto de inserts semanais, em folha única, separado por mês ou por semana.

O miolo de controle de hábitos serve para você marcar quando fez alguma coisa (por exemplo exercícios físicos). Com ele você consegue ver quantas vezes realizou ou não uma dada atividade.

Este tipo de miolo é ideal para construir hábitos pois quando vamos marcando a frequencia com que fazemos algo, tendemos a continuar focando no objetivo para não "quebrar" um elo da corrente visual.

Controle de finanças/Orçamento

Este é outro insert bastante utilizado pois ajuda no planejamento e na organização das suas contas pessoais e domésticas. Com ele você anota as entradas (receitas) e as saídas (despesas e gastos) e pode manter um controle mensal mais claro de para onde está indo o seu dinheiro.

Um miolo de controle financeiro pode ser usado também para acompanhar algum gasto determinado ou o pagamento de uma dívida/financiamento.

Anotações

Acho que aqui não preciso explicar muito. São folhas que podem ser pautadas, pontilhadas, quadriculadas ou em branco. Nelas você pode fazer listas, anotações importantes ou rabiscos. Quem faz bullet journal pode usar essas folhas durante o planner inteiro até.

Planejador de Refeições

Com esse tipo de insert você planeja as refeições da semana. Assim você usa melhor todos os alimentos que já tem em casa e também pode fazer aquela listinha perfeita antes de ir ao supermercado.

Lista de filmes, livros e/ou séries

Se você é assim como eu e ama ver filmes, acompanha mil e uma séries e tem uma lista de livros para ler gigantesca, esse tipo de insert pode ser seu melhor aliado.

Na lista de filmes geralmente tem apenas o título do mesmo e um local para você dar uma nota depois de vê-lo. Nas listas de livros é comum encontrarmos um campo para o título e outro para o(a) autor(a), e também as estrelinhas para a nota. Já nas listas de séries, além do título, é recorrente os campos para marcarmos o episódio em que estamos para seguirmos em uma linha contínua de tempo.

Planejamento de Metas e Objetivo

Esse é um miolo que pode ser considerado extra, mesmo que seja talvez mensal, bimestral, trimestral e assim vai. Isso porque metas e objetivos tem que ter prazos definidos para serem cumpridos. No entanto, esses prazos geralmente não tem uma data fixa inadiável e normalmente o seu horizonte de planejamento é mais flexível.

Existem ainda uma infinidade de miolos que você pode usar de acordo com a sua vida e a sua rotina. Alguns profissionais, como eu, aceitam pedidos de personalização de alguns designs ou até mesmo criam algo ideal para a SUA rotina.

Planner analógico: Layout ideal para cada pessoa

Seguindo o tema da escolha do planner, vamos começar a falar sobre planners analógicos, aqueles de papel mesmo.

Temos diversos tipos de sistemas de organização analógicos. O mais comum de todos, a agenda; temos também planners encadernados (aqueles que já vêm prontos com um determinado layout e sistema embutido); existe também o sistema de discos e os planners argolados (tipo fichário), e por último, mas não menos importante, temos o método de bullet journal.

Neste post vamos falar dos layouts mais comuns para agendas. (Lembra que já comentamos que uma agenda faz parte de um planner, mas não é o todo dele.)

Esses layouts podem ser encontrados em todos os tipos citados anteriormente, tanto para os sistemas mais engessados (aqueles que já vêm encadernados), quanto para os sistemas mais flexíveis (discos, argolados e bujo).

Vou te ajudar a entender um pouco mais sobre as vantagens e desvantagens de cada formato e, quem sabe, te auxiliar a escolher o seu layout ideal.

Semanal Horizontal

Vamos começar pelo layout mais fácil de encontrar tanto em planners, quanto em agendas e bujo (bullet journal).

Esse layout é simples e permite que você escreva frases. Você pode encontrá-lo em uma semana em uma página (que tem menos espaço para escrever em cada dia) ou uma semana em duas páginas (o layout mais comum de todos e que te dá mais flexibilidade).

Semanal 1 semana em 1 pg

Uma semana em uma página não te dá muito espaço para escrever tarefas, então é ideal para pessoas que usam planners ou lista de tarefas em conjunto com a agenda. É perfeito para quem tem poucos compromissos e também para planejamento futuro.

Eu uso uma variação deste layout pois é muito raro ter mais de um compromisso com hora marcada por dia.

Semanal 1 semana em 2 pg

Uma semana em duas páginas na horizontal é um dos layouts mais facilmente encontrados em planners e até mesmo em agendas mais tradicionais. É um formato que permite maior flexibilidade que o anterior por permitir tanto escrever frases, quanto separar cada dia em duas partes e utilizar com duas funções diferentes (manhã/tarde, compromissos/tarefas, trabalho/pessoal, etc).

É perfeito para quem tem letra grande, escreve bastante ou gosta de decorar com adesivos.

Semanal Vertical

O layout vertical é mais facilmente encontrado em planners encadernados e discos. Normalmente é mais utilizado "livros" maiores por ter colunas mais "apertadas".

Ele geralmente é dividido em caixas e pode ter três ou quatro caixas por dia. A vantagem deste layout é poder organizar os seu dia por contextos (cada caixa um tema) ou por turnos (manhã , tarde e noite, e tarefas se tiver quatro caixas). Esse layout também é bastante vantajoso para quem gosta de decorar bastante pois existe muita variedade de adesivos criados exatamente para esse tipo de formato (muitos gratuitos, até).

Semanal Vertical com horas

Para quem tem muitos compromissos diários com hora marcada (quem trabalha com serviços e atende clientes/pacientes por hora) encontra no layout semanal vertical com horas o seu melhor companheiro. No entanto esse formato dificulta a inserção de tarefas de curta duração, pois geralmente as divisões dão de no mínimo 30 minutos.

Ele também é perfeito para quem costuma fazer a técnica de calendar blocking.

Diário

Este é definitivamente o mais facilmente encontrado em agendas tradicionais, e não tão largamente usado em planners. Aqui temos uma página inteira dedicada para um único dia. Esse layout é o ideal para quem usa planners menores (persona, A6, pocket etc) ou, caso você use um planner maior, para quem precisa de muito espaço para escrever.

Esse tipo de miolo geralmente vem com espaço para tarefas e agenda (compromissos) e é o que tem maior variedade de modelos diferentes disponíveis na internet.

Mensal

E finalmente chegamos na polêmica "visão mensal". Para alguns, indispensável, para outros, uma perda de espaço.

[inserir foto visão mensal]

E particularmente utilizo apenas para compromissos e planejamento futuro. Mas ela pode ser largamente utilizada para controle de hábitos, planejamento de posts/vídeos/fotos etc. Eu acho essa visão muito democrática e, se você se permitir, é o local onde a sua criatividade pode fluir com mais facilidade.

No próximo post iremos falar sobre outros inserts/miolos muito úteis e que podem compor o restante do seu planner, conforme a sua necessidade.