O ano iniciou e as tarefas, compromissos, projetos e pendências já começaram com os dois pés na porta. Nesse período, ficamos nos perguntando como melhor equilibrar todos os pratinhos das responsabilidades, quais as melhores ferramentas para nos auxiliarem a ter uma vida mais tranquila, plena.
Eu, e talvez você também, comecei a pensar no meu sistema de planejamento para 2023 lá em outubro de 2022. Pensei sobre quais seriam as minhas responsabilidades no ano que estava por vir, o que mudaria na minha vida pessoal (baby) e na profissional, quais seriam as minhas metas (que já adianto, não são metas, mas áreas de foco por trimestre). Decidi, então, optar por 4 planners, um calendário digital e um aplicativo/site para controle de tarefas diárias. É muita coisa? Sim, mas eu estava acostumada a usar planners argolados desde 2015, em 2023 quis testar os kinbors (inspirados nos Hobonichis), e definitivamente apenas um deles não ia comportar todas as coisas que gosto de controlar.
Mas calma, vou explicar direitinho como estou usando tudo e como você pode aplicar esse método de planejamento na tua vida.
Como eu disse, são 4 planners:
Kinbor A5: agenda
Kinbor A6: tarefas
Kinbor weeks: planner doméstico
A5 argolado: planner de projetos
Ainda uso o google calendar, por conta do trabalho e de reuniões, e o habitica, para tarefas diárias.
Além desses, também estão no meu dia-a-dia o evernote (onde escrevo posts, roteiros e ideias), o meu caderno de ideias, um caderno comum e o obsidian (que são meus common place books, analógico e digital, respectivamente), meu caderno de páginas matinais, caderno de gratidão e intenções, diário de 5 anos e diário de uma pergunta por dia (que também é para 5 anos). Mas vamos manter o foco, pois aqui viemos falar de sistema de planejamento...
Sempre prego que tarefas e compromissos não devem ficar em um mesmo lugar. Partindo desse princípio, já são necessárias duas ferramentas distintas (ou duas sessões no seu planner argolado). Como eu tenho o hábito de planejar um dia de cada vez, gosto de ter um planner (ou refil) diário. Quando usava planner argolado, o meu refil diário tinha espaço dedicado à agenda e um espaço separado para as tarefas.
Ao migrar para os kinbors, precisei me adaptar, afinal o kinbor A5 tem uma visão semanal, já no kinbor A6 temos a visão diária.
Como gosto de fazer calendar blocking, a visão semanal do kinbor A5 é perfeita para isso, então uso ele para ter uma visão geral da semana, programar meus compromissos e separar as top 5 tarefas do dia. Faço o planejamento nesse planner uma vez por semana, preferencialmente antes da segunda-feira.
Também uma vez por semana, faço o planejamento no kinbor weeks (o planner doméstico). Esse planner serve para controle de tudo que envolve a casa e a família. Ele fica na cozinha e meu esposo tem acesso direto e também contribui com anotações (muito menos que eu, infelizmente). Aqui são anotadas listas de limpeza semanais, checklist diário, lista de compras, menu semanal, gastos e também os nossos compromissos. Colocamos compromissos que nós dois temos que comparecer, e também aqueles que podem impactar na vida do outro (por exemplo, se ele for trabalhar presencial ou se mudar um turno de trabalho, ou caso eu tenha que visitar fornecedor ou fazer alguma reunião externa).
E, diariamente, planejo/monto a minha lista de tarefas no kinbor A6. Sim, a minha lista de tarefas diária é bem completinha. Eu preciso ter a visão de tudo que tenho para fazer no dia para conseguir funcionar, talvez você não seja assim.
Tá, mas e o planner de projetos?
Quem me acompanha a mais tempo já sabe que tenho três trabalhos distintos e muitos projetos paralelos dentro de cada um desses trabalhos. Preciso de um lugar para reunir todas essas informações e para planejar como que esses projetos vão rolar. Então, decidi ter um planner dedicado a projetos, onde consigo ter a visão individual de cada um deles. Nesse planner é onde planejo a execução de cada etapa, faço o rascunho das tarefas e do cronograma. Depois de tudo pronto e organizado, aí sim vou transferindo essas informações e prazos para a agenda e lista de tarefas.
No meu canal do Youtube, tenho um vídeo explicando o sistema inteiro, e um vídeo dedicado a cada um dos planners individualmente.
Por enquanto o sistema está funcionando muito bem, mas o ano mal começou. Quem sabe em julho eu volte aqui com atualizações...