Semana passada eu gravei um IGTV falando um pouco sobre como fazer planejamento multi-plataforma, unindo aplicativos e programas com cadernos e planners de papel. Então hoje eu vim falar um pouco sobre essa assunto aqui, para quem prefere conteúdo escrito.
Eu sou uma adepta do planejamento multi-plataformas, eu utilizo dois planners (um tamanho A5 e outro do tamanho personal), também utilizo o evernote, o google calendar, o habitica diariamente. Também já usei o Trello para planejamento de projetos, mas acabei preferindo transferir essas informações para o planner A5.
Mas então, como eu faço isso? Com a regra do menor esforço. Onde for mais fácil encontrar a informação, é lá que ela estará.
E não tem redundância de informação? Sim, tem, mas só de informações muito importantes.
Comecemos pelo meu "cérebro fora da cabeça", meu planner personal.
Uma vez por semana eu tiro em média meia hora para planejar a próxima semana. Uso listas de rotinas semanais pessoal e de negócios e escrevo tudo de relevante que irá acontecer (seja compromisso ou tarefa). Para fazer esse planejamento eu consulto o meu planner A5 (onde estão o meu planejamento mensal e os planejamentos de projetos), consulto também o meu google calendar para ver compromissos que marquei com muita antecedência. Assim, durante a semana "opero" de acordo com o que está no meu planner personal.
Tá, Iohana, mas e para quê você usa o digital?
O google calendar, como eu comentei antes, eu uso para marcar compromissos a longo prazo. Também uso para fazer um planejamento por blocos de tempo (calendar blocking). Geralmente eu uso essa técnica quando preciso controlar melhor a minha distribuição de tarefas. Com isso consigo unir tarefas similares durante um único período, sendo bem mais eficiente com o meu tempo.
O habitica eu utilizo para Controlar tarefas recorrentes diárias e tarefas que é ali que eu insiro a minha lista de tarefas pendentes sem data definida (lista de próximas ações). É um aplicativo muito legal que eu já uso há anos. Ele transforma as suas tarefas e hábitos em um jogo de RPG. Cada tarefa cumprida você ganha ouro, XP entre outras coisas, já cada tarefa deixada de lado você perde vida, ouro etc. Assim você se motiva a fazer as coisas que programou.
Já o Evernote eu uso para escrever posts para o blog, para guardar informações importantes mas que geralmente não preciso acessar diariamente e para guardar informações que só vou utilizar quando estiver no computador (por exemplo links de grupos no facebook, links de sites de fornecedores etc).
Então o que eu quis dizer anteriormente com "é a lei do menor esforço" é o seguinte: o meu planejamento semanal é feito no papel, pois o meu planner está sempre aberto do meu lado e assim tenho um acesso muito fácil e rápido às coisas que tenho que fazer. A mesma coisa acontece com informações que posso precisar na rua, elas também ficam no meu planner, que vai para todo o lado comigo. Já informações que eu só vou utilizar quando estou no computador ou coisas que eu terei que transferir de um programa para outro, estão no digital. Assim posso tranquilamente copiar e colar este texto do evernote para o blog e é tudo mais simples.
Outro motivo para se usar o digital é quando se tem que compartilhar informações entre uma equipe. Usando um aplicativo como por exemplo o Trello, fica muito mais fácil todos terem acesso e contribuírem com o trabalho.